Informativa sulla privacy

La presente informativa è resa ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 ("GDPR") e descrive come Super Sapiens AI tratta i dati personali di chi utilizza la piattaforma NameSapiens, disponibile all'indirizzo namesapiens.com, e i servizi a essa collegati. L'informativa si applica sia agli utenti registrati sia a chi utilizza gli strumenti gratuiti senza creare un account.

1. Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento è Super Sapiens AI, con sede legale in , partita IVA . Per qualsiasi richiesta relativa al trattamento dei dati personali è possibile scrivere a .

2. Categorie di dati trattati

A seconda delle funzionalità utilizzate, possiamo trattare le seguenti categorie di dati.

Categoria	Dati	Quando vengono raccolti
Dati di account	Indirizzo email, nome (se fornito), identificativo e immagine del profilo Google (solo con accesso tramite Google), lingua preferita, data di registrazione, log degli accessi	Registrazione tramite magic link o accesso con Google
Dati di ordine e fatturazione	Ragione sociale o nome e cognome, indirizzo, partita IVA o codice fiscale, codice destinatario o PEC per la fattura elettronica, estremi del bonifico ricevuto (banca ordinante, importo, data, causale), storico ordini e proforma	Invio di un ordine e pagamento tramite bonifico
Contenuti caricati dall'utente	Brief di naming, descrizioni del progetto, nomi candidati, marchi, domini, elenchi di permutazioni, documenti e informazioni inserite nelle conversazioni con l'assistente Sapi, dati relativi a controparti in procedure di recupero dominio	Utilizzo dei servizi di naming, domini, recupero e brand protection
Dati tecnici	Indirizzo IP, user agent, timestamp delle richieste, identificativi di sessione, log applicativi, eventuali segnali di errore	Qualsiasi navigazione sulla piattaforma
Dati dei form pubblici	Nome da verificare, dominio, indirizzo email facoltativo (ad esempio nel Pre-Check UDRP per ricevere il risultato), esito della verifica	Utilizzo degli strumenti gratuiti (Name Check, verifica rapida domini, UDRP Pre-Check)
Dati di comunicazione	Contenuto delle email, delle richieste di supporto e delle comunicazioni intercorse	Contatto con il nostro supporto

Strumenti gratuiti e hash dell'indirizzo IP. Per proteggere gli strumenti gratuiti da abusi e per applicare limiti di utilizzo, memorizziamo un hash dell'indirizzo IP generato con un "salt" che cambia ogni giorno. L'hash non consente di risalire all'indirizzo originale una volta che il salt è stato ruotato ed è conservato per il tempo strettamente necessario al funzionamento del limite.

Pubblicazione dei risultati del Name Check. I risultati di una verifica pubblica di un nome sono pubblicati o resi condivisibili esclusivamente se l'utente lo richiede espressamente, tramite un'azione volontaria e specifica. In assenza di tale consenso il risultato resta visibile solo a chi lo ha generato.

Non trattiamo intenzionalmente categorie particolari di dati (art. 9 GDPR). Invitiamo gli utenti a non inserire tali informazioni nei brief o nelle conversazioni con Sapi.

3. Finalità e basi giuridiche

Finalità	Base giuridica
Creazione e gestione dell'account, autenticazione, erogazione dei servizi richiesti (naming, domini, recupero, brand protection), assistenza	Esecuzione del contratto o di misure precontrattuali (art. 6, par. 1, lett. b GDPR)
Emissione di proforma e fatture, registrazione dei pagamenti, adempimenti fiscali e contabili	Obbligo legale (art. 6, par. 1, lett. c GDPR)
Sicurezza della piattaforma, prevenzione di abusi e frodi, limitazione del traffico automatizzato, conservazione dei log	Legittimo interesse del titolare (art. 6, par. 1, lett. f GDPR) alla tutela dei propri sistemi
Elaborazione dei contenuti tramite modelli di intelligenza artificiale per fornire i servizi	Esecuzione del contratto (art. 6, par. 1, lett. b GDPR)
Invio del risultato del Pre-Check UDRP all'indirizzo email facoltativo indicato nel form	Consenso (art. 6, par. 1, lett. a GDPR), manifestato con l'inserimento volontario dell'indirizzo
Pubblicazione dei risultati del Name Check	Consenso (art. 6, par. 1, lett. a GDPR)
Comunicazioni di servizio (conferme d'ordine, scadenze proforma, alert di monitoraggio, rinnovi)	Esecuzione del contratto (art. 6, par. 1, lett. b GDPR)
Comunicazioni commerciali relative a nuovi servizi, se attivate	Consenso (art. 6, par. 1, lett. a GDPR), revocabile in qualsiasi momento
Difesa dei diritti del titolare in sede giudiziaria o extragiudiziaria	Legittimo interesse (art. 6, par. 1, lett. f GDPR)
Analisi statistiche aggregate sull'uso della piattaforma, se attivate, tramite strumenti privacy-friendly senza tracciamento cross-site	Legittimo interesse (art. 6, par. 1, lett. f GDPR)

Il conferimento dei dati necessari all'erogazione dei servizi è indispensabile: in loro assenza non è possibile creare l'account, emettere la proforma o eseguire il servizio. I dati raccolti su base di consenso sono sempre facoltativi.

4. Destinatari e responsabili del trattamento

I dati sono trattati dal personale del titolare autorizzato e da soggetti terzi che agiscono come responsabili del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR, vincolati da apposito contratto. Le principali categorie sono:

• Hosting e infrastruttura: Hetzner Online GmbH, con server situati nell'Unione Europea, per la conservazione di database, file e log applicativi.
• Elaborazione tramite intelligenza artificiale: Anthropic, PBC, fornitore del modello Claude utilizzato dall'assistente Sapi e dalla pipeline di valutazione. I contenuti inviati al modello (brief, nomi, conversazioni) possono essere trattati su server situati al di fuori dell'Unione Europea; il trasferimento è assistito dalle garanzie previste dal GDPR per i trasferimenti verso Paesi terzi (Capo V). Dove possibile utilizziamo in alternativa modelli open source eseguiti sulla nostra infrastruttura europea.
• Protezione da bot e sicurezza dei form: Cloudflare, Inc., per il servizio Turnstile sui form pubblici, che tratta dati tecnici di navigazione al fine di distinguere utenti umani da traffico automatizzato.
• Invio email transazionali: fornitori di servizi di posta per la consegna di magic link, conferme d'ordine e alert.
• Studio legale partner: per i servizi di recupero dominio che richiedono il deposito di una procedura (UDRP, Registro .it, ADR EURid) o un'attività di negoziazione, i dati necessari sono condivisi con lo studio legale convenzionato, che li tratta nell'ambito del mandato professionale.
• Provider di procedure e registri: centri di risoluzione delle controversie, registri e registrar, nella misura necessaria a eseguire la procedura o la transazione richiesta.
• Servizi di escrow: nelle acquisizioni di domini, i dati necessari al perfezionamento della transazione sono condivisi con il servizio di deposito fiduciario terzo prescelto.
• Consulenti fiscali e contabili del titolare, per gli adempimenti di legge.
• Autorità pubbliche, quando richiesto dalla legge.

I dati non vengono venduti né ceduti a terzi per finalità di marketing.

5. Trasferimenti al di fuori dell'Unione Europea

I dati di account, ordine e i contenuti caricati sono conservati nell'Unione Europea. Il trattamento tramite il modello Claude può comportare il trasferimento dei contenuti elaborati verso gli Stati Uniti. Tale trasferimento avviene sulla base delle garanzie previste dal GDPR per i trasferimenti verso Paesi terzi, incluse le clausole contrattuali tipo adottate dalla Commissione europea e le misure supplementari concordate con il fornitore. L'utente può richiedere a informazioni sulle garanzie applicate.

6. Periodo di conservazione

Dati	Durata
Dati di account	Per tutta la durata del rapporto e fino a 12 mesi dopo la cancellazione dell'account, salvo obblighi di legge
Dati di fatturazione e pagamento	10 anni dalla chiusura dell'esercizio, in adempimento degli obblighi fiscali e contabili
Contenuti caricati (brief, report, shortlist, monitoraggi)	Per la durata del servizio e fino a 24 mesi dall'ultima attività, oppure fino alla richiesta di cancellazione da parte dell'utente
Log tecnici e di sicurezza	Fino a 12 mesi
Hash giornaliero dell'IP per gli strumenti gratuiti	Fino a 48 ore dalla rotazione del salt
Dati dei form pubblici senza account (incluso l'email facoltativo del Pre-Check)	Fino a 90 giorni, salvo che l'utente crei un account e associ il risultato
Dati relativi a controversie o procedure	Fino alla conclusione della procedura e per il termine di prescrizione dei diritti connessi
Consenso alle comunicazioni commerciali	Fino alla revoca

Decorsi i termini, i dati sono cancellati o resi anonimi.

7. Diritti dell'interessato

Ai sensi degli articoli 15–22 GDPR, l'interessato ha diritto di:

• ottenere l'accesso ai propri dati e una copia degli stessi (art. 15);
• ottenere la rettifica dei dati inesatti o l'integrazione di quelli incompleti (art. 16);
• ottenere la cancellazione dei dati, nei casi previsti (art. 17);
• ottenere la limitazione del trattamento (art. 18);
• ricevere i dati in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, e trasmetterli a un altro titolare (art. 20);
• opporsi al trattamento fondato sul legittimo interesse (art. 21);
• non essere sottoposto a decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici o incidano significativamente sulla persona (art. 22). I punteggi e le valutazioni prodotti dalla piattaforma sono strumenti informativi e non producono effetti di questo tipo;
• revocare il consenso in qualsiasi momento, senza pregiudizio per la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.

Le richieste possono essere inviate a . Rispondiamo entro un mese dal ricevimento, prorogabile di due mesi nei casi di particolare complessità, dandone comunicazione all'interessato.

L'interessato ha inoltre il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it) o all'autorità di controllo dello Stato membro in cui risiede abitualmente, lavora o in cui si è verificata la presunta violazione.

8. Misure di sicurezza

Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate al rischio, tra cui: cifratura delle comunicazioni tramite TLS; cifratura dei dati a riposo sui server; autenticazione senza password tramite magic link monouso a scadenza o accesso con Google; separazione degli ambienti; controllo degli accessi basato sui ruoli; backup periodici conservati nell'Unione Europea; registrazione degli accessi amministrativi; protezione dei form pubblici da traffico automatizzato; aggiornamento regolare dei componenti software. In caso di violazione dei dati personali che presenti un rischio per i diritti degli interessati, provvediamo alle notifiche previste dagli articoli 33 e 34 GDPR.

9. Minori

I servizi di NameSapiens sono destinati a persone maggiorenni e a imprese. Non raccogliamo consapevolmente dati di minori di 18 anni. Se veniamo a conoscenza di aver raccolto dati di un minore senza il consenso di chi esercita la responsabilità genitoriale, provvediamo a cancellarli tempestivamente.

10. Processo decisionale automatizzato

La piattaforma utilizza sistemi automatizzati, inclusi modelli di intelligenza artificiale, per generare nomi, calcolare il Name Readiness Score, stimare la probabilità di esito di una procedura UDRP e individuare potenziali conflitti. Tali elaborazioni producono informazioni di supporto che l'utente è libero di valutare e non comportano decisioni con effetti giuridici nei suoi confronti. I report dei piani che prevedono una revisione umana sono verificati da un esperto prima della consegna.

11. Cookie

Le informazioni sui cookie e sulle tecnologie analoghe utilizzate dalla piattaforma sono riportate nella Cookie policy.

12. Modifiche alla presente informativa

La presente informativa può essere aggiornata per riflettere modifiche normative, tecniche o organizzative. La versione aggiornata è pubblicata su questa pagina con l'indicazione della data di ultimo aggiornamento. In caso di modifiche sostanziali che incidano sui diritti degli utenti registrati, provvederemo a informarli tramite email o avviso sulla piattaforma.